OBOWIĄZEK INFORMACYJNYO PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE przekazujemy Państwu ogólne informacje dotyczące procesów przetwarzania danych osobowych w Centrum Kultury w Żyrardowie.
Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem danych osobowych jest Centrum Kultury w Żyrardowie (zwany dalej „Centrum”). Dane kontaktowe Administratora:
a) adres: 96-300 Żyrardów , Plac Jana Pawła II 3
b) telefon: (46) 855 30 54
c) e-mail: ckzyrardow@ckzyrardow.pl
Czy w Centrum Kultury w Żyrardowie wyznaczono Inspektora Ochrony Danych?
Tak. Zadania Inspektora Ochrony Danych w Centrum realizuje Pani Joanna Trusińska, z którą można się skontaktować za pomocą poczty elektronicznej: biuro@inbase.pl
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osobowe klientów i uczestników wydarzeń organizowanych przez Centrum Kultury w Żyrardowie?
W ramach wykonywania ustawowych obowiązków Administrator przetwarza dane osobowe klientów i uczestników wydarzeń organizowanych przez Centrum Kultury w Żyrardowie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO w ściśle określonych celach oraz zakresie w związku z Statutem Centrum Kultury w Żyrardowie. Przetwarzanie danych osobowych opiera się na podstawie konkretnych przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach oraz Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych małoletnich, ich rodziców lub opiekunów prawnych jest zgoda, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Zgoda taka może dotyczyć np. przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku z uwzględnieniem praw określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich i prawie pokrewnym.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane pracowników Centrum Kultury w Żyrardowie?
W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasze Centrum przetwarza dane osobowe pracowników na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Przetwarzanie wiąże się zatem z nawiązaniem i wykonywaniem umowy o pracę, na podstawie przepisów szczególnych, regulujących zakres danych jakie w ramach stosunku pracy Centrum – jako pracodawca – musi przetwarzać w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej oraz w aktach wykonawczych do tychże ustaw.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane kontrahentów?
Administrator przetwarza dane osobowe kontrahentów bądź ich reprezentantów, którzy współpracują z Centrum na podstawie zawartych umów cywilnych. Podstawą pozyskania i przetwarzania przez Centrum danych osobowych kontrahentów – osób fizycznych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w przypadku osób prawnych reprezentowanych przez pełnomocników i reprezentantów podstawą przetwarzania danych reprezentantów będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Dane te są przetwarzane przez Centrum na potrzebę realizacji umowy, ale również po zakończeniu okresu współpracy, ponieważ szereg przepisów szczególnych takich jak ustawa o rachunkowości i ustawy podatkowe zobowiązują Centrum do przetwarzania tych danych również po wygaśnięciu stosunku prawnego wynikającego z umowy.
W jakim celu Centrum Kultury w Żyrardowie przetwarza dane osobowe?
Celem przetwarzania przez Centrum jest rozwijanie i zaspakajanie potrzeb czytelniczych społeczeństwa, upowszechnianie wiedzy, kultury i sztuki oraz zachowanie dziedzictwa narodowego a także promowanie działań Administratora na portalach społecznościowych i stornie internetowej Centrum. Ponadto celem przetwarzania przez instytucję kultury danych osobowych pracowników jest prawidłowa realizacja umów o pracę. W przypadku danych osobowych kontrahentów Centrum przetwarza je dla prawidłowej realizacji i rozliczenia umowy.
Kiedy istnieje obowiązek podania danych?
W przypadku wyrażenia zgody, podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. Należy zaznaczyć, że wycofanie zgody nie wpływa na prawo przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W przypadku umów, podanie danych może okazać się konieczne dla zawarcia umowy. Jeśli jednak podanie danych wynika z przepisów prawa, to jest ono obligatoryjne, a niepodanie danych może wiązać się z konsekwencjami takimi jak np. brak możliwości świadczenia usług realizowanych przez Centrum.
Komu będziemy udostępniać przedmiotowe dane?
Centrum Kultury w Żyrardowie udostępni dane osobowe, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy podkreślić, że Centrum może też powierzać przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartej umowy powierzenia. Centrum nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych. Dane osobowe nie będą podlegać profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
Jak długo Centrum Kultury w Żyrardowie przetwarza dane osobowe?
W zależności od podstawy prawnej przetwarzania, dane osobowe mogą być przetwarzane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub do czasu, aż ustanie okres zobowiązujący Centrum do przechowywania danych w związku z odpowiednim przepisem prawa.
Jakie prawa przysługują osobom, których dane osobowe są przetwarzane?
Każdemu przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO; przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na zasadach przewidzianych w art. 20 RODO. Aby skorzystać z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych. Ponadto każdemu, kto uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).